L'École de plongée Carlos Lopez (ci-après « nous », « notre » ou « l'École »), dont le siège social est situé au 4845 Côte Rosemont, Trois-Rivières (Québec) G9A 5J9, accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels de ses membres, élèves, clients et visiteurs. La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons vos renseignements, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) du Québec et, lorsqu'applicable, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question, demande d'accès, demande de rectification ou plainte, vous pouvez le joindre :

• Courriel : [email protected]
• Téléphone : (819) 378-0031
• Adresse postale : 4845 Côte Rosemont, Trois-Rivières (Québec) G9A 5J9

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires à la prestation de nos services, à la sécurité de nos activités et à nos obligations légales. Selon le contexte, les catégories de renseignements que nous pouvons recueillir sont :

• Identification : prénom, nom, date de naissance, photo de profil, numéros de certification de plongée, niveau de plongeur.
• Coordonnées : adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale.
• Contact d'urgence : nom, numéro de téléphone et lien avec la personne à contacter en cas d'incident.
• Renseignements médicaux pertinents : allergies, médicaments, conditions médicales, coordonnées du médecin — uniquement si vous choisissez de les fournir pour des raisons de sécurité lors de vos activités de plongée.
• Informations de décharge de responsabilité : contenu de la décharge SDI signée, date et heure de la signature, adresse IP et navigateur utilisés au moment de la signature électronique, image de la signature.
• Informations techniques : adresse IP, type et version du navigateur, identifiant de session, données de connexion, pages visitées.
• Communications : contenu des courriels, messages et formulaires de contact que vous nous envoyez.
• Données de paiement : lorsque vous payez un cours ou une sortie, les renseignements de paiement sont traités par notre prestataire sécurisé et nous ne conservons pas les numéros complets de carte de crédit.

3. Fins auxquelles nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

• créer et gérer votre compte membre;
• vous inscrire à des cours, formations, sorties et voyages;
• préparer, conserver et authentifier les décharges de responsabilité signées;
• assurer votre sécurité et celle du groupe pendant les activités de plongée;
• traiter les paiements et émettre les reçus;
• répondre à vos demandes d'information, messages et formulaires de contact;
• vous envoyer les communications transactionnelles essentielles (confirmation d'inscription, rappels, modifications d'horaire, décharge à signer);
• sous réserve de votre consentement, vous envoyer des communications promotionnelles ou des nouvelles sur nos activités;
• prévenir la fraude, surveiller la sécurité de nos systèmes informatiques et respecter nos obligations légales;
• améliorer nos services, à l'aide de données agrégées ou anonymisées.

4. Consentement

En créant un compte, en sollicitant nos services ou en nous transmettant des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte et à leur utilisation conformément à la présente politique. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de nos obligations légales ou contractuelles. Le retrait de consentement peut empêcher la poursuite de certains services (par exemple, la participation à une sortie si la décharge ne peut pas être conservée).

5. Communication à des tiers

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer à :

• Nos instructeurs, dive masters et personnel habilités à encadrer vos activités, dans la stricte mesure nécessaire.
• Les organismes certificateurs (SDI/TDI, PADI, ACUC, SSI) lorsque cela est requis pour l'émission de votre certification.
• Nos prestataires techniques (hébergement, envoi de courriels, paiements, stockage infonuagique), qui sont liés par des obligations de confidentialité et n'utilisent vos renseignements que pour les fins convenues.
• Les autorités publiques, lorsque la loi nous y oblige (police, enquête, tribunaux, urgence médicale).

Si des renseignements sont communiqués à un prestataire situé à l'extérieur du Québec, nous effectuons préalablement une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de vérifier que le traitement offre une protection adéquate.

6. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins décrites ci-dessus et au respect de nos obligations légales et contractuelles, notamment :

• Décharges de responsabilité : conservées pour toute la durée du délai de prescription applicable (minimum 10 ans après la dernière activité).
• Dossiers de formation et de certification : conservés tant que votre certification est valide et, par la suite, pour une durée raisonnable permettant l'émission de duplicatas.
• Données comptables et fiscales : conservées pour la durée prescrite par les lois fiscales applicables (généralement 6 à 7 ans).
• Compte membre inactif : les comptes sans activité depuis plus de 5 ans peuvent être désactivés et leurs données anonymisées.

7. Sécurité

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification. Ces mesures comprennent notamment le chiffrement en transit (HTTPS), le hachage sécurisé des mots de passe, l'authentification à deux facteurs pour les accès administrateurs, la limitation des accès selon le principe du besoin de savoir, ainsi que la journalisation des accès sensibles.

8. Témoins (cookies) et technologies similaires

Notre site utilise des témoins strictement nécessaires au fonctionnement de la connexion et de la session, et peut utiliser des témoins d'analyse agrégée pour comprendre l'utilisation du site. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins non essentiels.

9. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous avez notamment le droit de :

• Accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet;
• Rectifier ou mettre à jour les renseignements inexacts ou incomplets;
• Retirer votre consentement au traitement (dans les limites des obligations légales résiduelles);
• Demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou sa désindexation lorsque les critères prévus par la loi sont remplis;
• Obtenir la portabilité des renseignements que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Demander la suppression de votre compte et de vos renseignements (sous réserve des obligations légales de conservation, notamment pour les décharges signées et la comptabilité);
• Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous écrire à l'adresse courriel indiquée au point 1 ou, une fois connecté à votre compte membre, utiliser les fonctions « Exporter mes données » et « Supprimer mon compte » disponibles dans la section Sécurité de votre profil.

10. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées dans les délais prévus par la Loi 25.

11. Mineurs

La participation aux activités de plongée est soumise à des exigences d'âge minimal variables selon les programmes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans sans le consentement de leur parent ou tuteur.

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La version la plus récente est toujours disponible sur cette page, avec la date de sa dernière mise à jour. Lorsque les changements sont importants, nous vous en informerons par un moyen approprié (courriel ou bandeau sur le site).

13. Contact

Pour toute question concernant la présente politique ou le traitement de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable à [email protected].